Технологии

Я придумал телепорт: Как все успевать и быть в трех местах одновременно

Я придумал телепорт: Как все успевать и быть в трех местах одновременно
Лайфхаки, советы и технологии, которые помогут все успеть.

Если кажется, что дел больше, чем часов в сутках, то вы точно делаете что-то не так. Умение правильно планировать время приходит с опытом, но что делать, если ждать некогда и нужно все успеть уже сейчас? В рамках проекта «ЗАВТРА» мы спросили гигантов продуктивности о том, что им помогает четко выполнять задачи — получили подборку советов, навыков и технологий, которые точно стоит принять к сведению.

Виталий Ягодкин

Основатель виджета обратного звонка Perezvoni.com, предприниматель, тренер в «Бизнес-молодость», член организационного комитета РИФ, региональный эксперт в «Клубе основателей» от ФРИИ

Поставьте цели

Не нужно заморачиваться над продуктивностью, если у вас нет конечной цели. Продуктивность или эффективность — это всего лишь навыки. Не важно, насколько ты продуктивный, главное — достигнут результат или нет. Часто встречается «Лжепродуктивность».  Это когда человек очень занят, у него много важных дел, встреч, весь день расписан и он чувствует себя очень деловым, но все равно показывает плохие результаты. Но ему даже нравится быть таким занятым и говорить себе: «Я сделал все, что только мог».

Можно ли сказать, что этот человек продуктивный? Да, несомненно, так как он производит много дел в единицу времени. Результативен он? Ведет ли это к цели? Не факт.

Расскажите о своих целях другим

После того, как четкая и конкретная цель поставлена, нужно установить дедлайн и цену слова (что будет, если не сделаешь). Лучше рассказать об этом другим, чтобы отрезать пути к отступлению. Я именно так и сделал и в 2016 году — на странице «Вконтакте» опубликовал 50 целей. Писал отчеты, что получается, а что нет. В конце закрыл половину. Это был пока самый продуктивный год в моей жизни.

Владислав Березин

Управляющий партнер Buonvicini Fashion Project

«За годы работы и управления разными компаниями и проектами вырабатываются какие-то навыки и приемы. Для меня самое полезное — разные приложения для гаджетов.

Мне всегда нужно было что-то, что позволяло бы хранить неоднородные данные и при этом иметь к ним доступ с разных устройств. Обязательно — легкая навигация, поиск, система тегов. Последние несколько лет пользуюсь Evernote. И это отлично помогает: у тебя всё всегда под рукой — данные по заказам, фото коллекций, ссылки, вырезки из книг или сайтов. Мне очень удобно.
Второе приложение — Wunderlist. Не слишком перегруженный, отлично подходящий список задач. Но если у вас много проектов с подпроектами, то это не самое лучшее решение.

И третье — обычный электронный календарь на iPad. Есть один совет по работе с календарями — использовать достаточно дальний горизонт планирования и включать повторяющиеся рутинные дела, например, фитнес, очередное техническое обслуживание.»

Упрощайте механизмы

Чем сложнее ваша деятельность, тем менее заметна прямая связь между усилием и результатом.  Например, в спорте, как правило, кто больше тренируется, тот и побеждает. В бизнесе вы можете ночами пропадать на работе, поднимать пыль, но не сдвинуться с места, а другой предприниматель за 1 день сделает результат.

Ставьте глобальные цели и соблюдайте дедлайны

Мы всегда мега-продуктивны в 2 случаях.  Первый — когда есть большая цель. Когда зажигает большая цель, организм кредитует человека энергией, и с огнём в глазах мы можем работать 24 часа. Помню, когда мы делали первую версию Perezvoni.com, я был настолько окрылен проектом, что прототип был готов за 2 недели. Сейчас бы я это делал месяц.

Второй случай хорошей мотивации — принцип «сделай или умри». В ночь перед сдачей экзамена люди божественно продуктивны. Почему? Потому, что включается инстинкт выживания. По этой причине в любой важной задаче должен быть дедлайн.

Юлия Мохова

Бренд-менеджер компании «Союзкомплект», капитан бегового клуба Run For Fun

«Моя ситуация раньше была хуже некуда: постоянные переработки в офисе, нехватка времени на себя, в доме двухмесячный бардак, в котором не видно кота, и слабое воспоминание о том, какие они, мои друзья. Попытки все успеть и наладить дела одним решительным шагом заканчивались переутомлением и скорым возвратом к хаосу. Кажется, я перепробовала все: планировщики, приложения, статьи по тайм-менеджменту, но решение оказалось на поверхности. Я задала себе простой вопрос: что съедает мое время? Оказалось, все просто — я утонула в рутине. Поэтому мой совет — остановитесь и оцените свою жизнь. Выявите, что отнимает время и нейтрализуйте это. Я занимаюсь спортом и стараюсь придерживаться определенной диеты. Мысли и действия вокруг еды стали занимать почти всё свободное время. Для начала я стала выделять время, чтобы приготовить еду на неделю вперед. Когда стало понятно, что пища пролежавшая 2-3 дня в холодильнике не особо вкусная, я пришла к «домашним полуфабрикатам». Раз в неделю выделяю время на поход в магазин и на рынок «по-крупному», а потом дома подготавливаю все продукты. Вечером буднего дня мне достаточно достать заготовки и потратить 15-20 минут для того чтобы сделать вкусную, свежую и полезную еду.  Все успевать просто, начните с анализа своего обычного дня и придумайте как разгрузить себя от ежедневных забот.»

Прокрастинация — смерть

Возьмите за правило ничего не откладывать. Да, вы уже знаете про это правило, но его не выполняете. Повесьте его на видное место, напишите ручкой на руке и повторяйте его как можно чаще — потом войдет в привычку.

Планируйте задачи

Утром на обычном листе пишите главные задачи на день. Не более 5-7 пунктов — если пишете больше, то скорее всего не успеете их выполнить, и они будут накапливаться.

Елена Мухина

Владелица цветочного бара «Чабрец»

«Когда вспоминаю работу с 9 до 18, становится жалко себя — настолько это было мучительно. Когда стала сама управлять своим рабочим графиком, то поняла, что мои самые продуктивные часы — это очень раннее утро. Встаю около 6 утра и сразу начинаю работать. До обеда успеваю сделать большинство важных дел и даже сходить в бассейн. Все мелкие проблемы решаю во второй половине дня, совмещая их с отдыхом.
Советую всем выявить свои самые работоспособные часы и обязательно найти активное увлечение — это придает кучу новых сил.»

Следите за прогрессом

Лучшая мотивация — наблюдать прогресс. Радуйтесь маленьким победам. Отмечайте галочками пункты, что вы уже сделали за день. Мелочь, но приятно. Не забывайте каждый день задавать себе вопрос: «То, что я сейчас делаю, ведет меня к цели?»

Делегируйте полномочия

Время ограничено. Рутина медленно поглощает, вы делаете больше, а получаете меньше. Кажется, что эта задача ерунда, 15 минут и готово. Но это ловушка. Все повторяющиеся процессы отдавайте помощнику.

Ксения Камынина

Редактор раздела «Дети» на Downtown.ru, молодая мама

«Усложняйте себе задачи. Не фанатично ставьте недостижимые цели, а бросайте себе небольшие вызовы. Например, сходить с полуторагодовалым ребёнком в театр — то ещё приключение. Но когда берете и делаете, приходит понимание, что ничего сложного и страшного в этом нет. Слетать в Черногорию с малышом вместо каникул на даче, доехать на автобусе до парка вместо прогулки во дворе, приготовить яйца пашот вместо омлета, прочитать «Питера Пэна» вместо ленты в соцсетях. Нет, это не разменивание на мелочи, это то, что заставляет голову работать: рационально использовать время, искать пути решения задач, продумывать план отступления, преодолевать страхи и верить в свои силы. Здесь работает психология — чем больше тебе удаётся реализовать, тем больше уверенности в себе и энтузиазма.

Переключайтесь. Когда крутишься в одном и том же, голова начинает буксовать. Включается автопилот, и ты просто делаешь привычные вещи. С одной стороны, это хорошо. Но теряется динамика — в доме, в семье, в работе. Поэтому нужно отвлекаться и переключаться на что-то совсем не типичное. Меня спасает Arzamas и Nplus1. Это работает как перезагрузка, которая выдергивает из рутины. Кроме того, узнаешь новое и интересное. Вы знаете, что антикоррозийные добавки помогают лечить опухоли? Или что нейросети уже умеют писать музыку?»

Увеличивайте продуктивность

Причина неуспеваемости — отсутствие навыка концентрации. Ставите перед глазами таймер на 40 минут и выполняете строго 1 задачу, не отвечаете на телефон, на сообщения в социальной сети, не замечаете вокруг людей. Так эффективность повысится в разы. Есть удобное приложение Pomodoro — там на выполнение одной задачи дают строго 25 минут, а потом 5 минут нужно отдохнуть.

Смените обстановку

Где-то в блоге западного стартапа читал, что если больше месяца ничего не менять на рабочем столе, то продуктивность падает. Попробуйте сменить место в помещении, повернуть стол — сменить обстановку.

Мария Шелушенко

Владелица кондитерской Sugar Bakeshop

«В моей семье часто звучала фраза «чем меньше у человека времени, тем рациональнее он его использует». И я убедилась в этом на собственном примере. Всегда соблюдаю несколько пунктов, чтобы успевать как можно больше: встаю в одно и тоже время — не позже 7 утра. Составляю списки дел — не заклеиваю ежедневник наклейками, не делю цветными закладками на разделы, только четкий список дел. Всегда начинаю с самых сложных или срочных заданий. Если дело есть в списке — оно должно быть выполнено. Стараюсь держать в голове какую-то четко сформулированную цель и обосновывать для самой себя свою загруженность. Выделяю время для отдыха тоже заранее, стараюсь минимально использовать телефон в это время.»

Концентрируйтесь на важном

Некоторым помогает музыка для концентрации. Есть сайт, называется noisli.com, там собрана подборка звуков для продуктивной работы. Можно включить шум кафе, леса, или оказаться в поезде.

Принимайте решения оптом

Нерешительность — враг. Количество переходит в качество. Чем быстрее вы сделаете много ошибок, тем быстрее начнете делать правильные действия.

Михаил Молозин

Практикующий психолог

«Для тех, кто хочет всё успевать, есть несколько действительно работающих приемов. Как ни смешно, просыпайтесь утром с улыбкой. Даже, если не хочется улыбаться – все равно, улыбнитесь. Звучит дико. Но через некоторое время удивитесь тому, насколько добрыми станут утра и дни. Все самые важные и сложные дела утром выполняются гораздо легче, потому что вы сам зададите себе настроение.

Пишите расписание на весь день, неделю, месяц – как удобно. Тайм-менеджмент – важнейшая составляющая успеха. Четко определяйте время и дело, которое в это время будете выполнять. Если дни похожи друг на друга, то напишите расписание на каждый день и неукоснительно его соблюдайте.

Обязательно делайте перерывы на отдых. Чтобы все успевать необходимо после часа работы делать 10 минутный перерыв. В середине дня выберите время для прогулки или разминки.

Определите круг приоритетов. Что важнее? Это – необходимо. А это  — просто нужно. Это — непонятно. А это не нужно совсем. Такая схема касается и людей, и вещей, и действий.

Занимайтесь любимым делом. Любимая работа дает мотивацию и желание работать. На ней можно больше успевать, меньше уставать, не будет возникать стресса, дискомфорта, депрессии и других психологических проблем.

И самое главное — чтобы заработал мозг, нужна мотивация. Для кого-то это — пинок, для кого-то пачка денег, для некоторых — способ доказать что-то другим и себе. Но вообще миром правят страх и любовь, это — два великих мотиватора. Лучше выбирайте второе.»

Технологии, которые помогут:

Focus booster

Это приложение на телефон для работы в режиме дедлайна. Очень помогает концентрироваться и быть продуктивным. Вы ставите перед глазами таймер на 30-40 минут и выполняете только 1 задачу, не отвлекаясь ни на что. После перерыв и потом снова 30 минут плотной работы.

 

Облачный ежедневник Evernote

Главный плюс в том, что все ваши заметки и задачи сразу будут на всех устройствах. Он очень удобен и прост в использовании. Пришла идея — записал. Нужно вспомнить план задач — открыл на любом устройстве.

 

Фитнес-браслет с функцией органического будильника Sony

Этот браслет измеряет биологические показатели человека и выбирает лучший интервал времени для пробуждения. У кого проблема с ранним подъемом рекомендую попробовать. Вы указываете пробуждение с 7 до 8 утра и в легкой фазе сна,  браслет начнет понемногу вибрировать и будить вас.

 

Приложение Wunderlist или TODO list

Записывайте свои задачи на день или неделю, и приложение напомнит, что и когда вам нужно сделать. Удобно. Единственная проблема в том, что я всегда забываю записать свои задачи в это приложение.

 

Noisli.com

Сайт, где собраны звуки для увеличения продуктивности во время работы.

 

Стартап Hemingwrite

Это стартап из США, который помогает во время работы не отвлекаться по сторонам. Hemingwrite — это печатная машинка, совмещенная с клавиатурой и облачными устройствами. Выглядит как винтажная печатная машинка — ничего лишнего, экран из чернил, чтобы не напрягать глаза. Основатели уверяют, что от работы ничего не будет отвлекать — можно быть постоянно сконцентрированным.

Интеллектуальный партнер

5852
Настя Алесковская
8 февраля, 16:23

Поделиться: